Ghost booking: reservering vervalt zonder check-in
Een Outlook-reservering is geen aanwezigheid. Ghost booking = no-show: je boekt een bureau, maar je komt niet. Bij Pocku vervalt een reservering automatisch zonder check-in binnen ~15 minuten (instelbaar). Het bureau is weer vrij. Dit is geen gecertificeerd BHV-systeem; het toont geregistreerde check-ins voor je kantoor.
Wat een ghost booking is
Een ghost booking is een bureareservering waar niemand komt opdagen. Je hebt de plek geclaimd in Outlook, Teams of een boekingssysteem, maar je bent er niet. De plek staat leeg. Ook wel no-show of niet komen opdagen genoemd.
In kantoren met thuiswerken is dat een groot probleem. Collega's zien in de agenda dat alle bureaus bezet zijn, lopen rond, en vinden lege stoelen. Die lege stoelen zijn ghost bookings: gereserveerd, maar niemand zit er.
Ghost bookings gebeuren ook bij parkeerplekken. Je reserveert een plek voor 9:00, maar je komt pas om 10:30. Die anderhalf uur staat de plek leeg, maar hij is geclaimd. Een collega die wel op tijd is, vindt geen plek.
Waarom een kalender niet volstaat
Veel kantoren boeken bureaus in Outlook of Google Calendar. Je maakt een afspraak, zet er "Bureau 12" in, en dat is de reservering. Het probleem: een kalenderafspraak is een intentie, geen aanwezigheid.
Je kunt van plan zijn om te komen, en dan:
- Vergeet je de afspraak te annuleren als je thuisblijft
- Zit je in de file en kom je te laat
- Kom je wel, maar neem je een ander bureau omdat dat makkelijker is
De kalender weet niet of je er bent. Hij toont alleen je plan. Dat plan is voor HR en Facilitair niet genoeg. Zij willen weten: wie was er écht?
De regel: geen check-in, reservering vervalt
Pocku heeft een simpele regel: geen check-in binnen ~15 minuten (instelbaar) → reservering vervalt automatisch. Het bureau of de parkeerplek is weer vrij. Een collega kan hem nemen.
Die 15 minuten is de standaard. Je kunt het hoger of lager zetten. 10 minuten is streng, 20 minuten is soepel. Veel organisaties kiezen 15 minuten: genoeg marge voor de lift en de koffie, maar niet zo lang dat de plek de hele ochtend geblokkeerd blijft.
Check-in begint bij de sticker, bevestigen in de webapp. Je scant de QR (of tikt NFC): reserveren nu of later. Daarna log je in om de check-in te bevestigen. Meer: scan de sticker
De Pocku Puck (LED-ring op het bureau) toont of de plek vrij, gereserveerd of bezet is. Dat helpt: de hele vloer ziet in één oogopslag wat beschikbaar is, zonder telefoon. Maar de Puck is niet verplicht voor auto-release. Een sticker is genoeg.
Een duidelijk overzicht
Pocku toont reserveringen en geregistreerde check-ins. Geen check-in betekent dat er geen bevestiging is vastgelegd. Je kunt daaruit niet afleiden of iemand thuiswerkt, afwezig is of recht heeft op een vergoeding.
Een Puck toont de reserveringsstatus en meet niet of er iemand aan het bureau zit. Check-ins zijn ook geen actuele telling voor een ontruiming.
Medewerkers en koppelingen
Nodig medewerkers uit in Pocku of gebruik een handmatige import. Een automatische HR-koppeling is geen standaardonderdeel. Neem contact op om je wensen te bespreken.
Prijzen
Starter: €0 per maand, tot 10 plekken (bureaus, parkeerplekken en vergaderruimtes samen), onbeperkt medewerkers. Voor altijd. Ghost-booking-release werkt ook op Starter. Geen creditcard. → Start gratis
Pro: €80/maand voor 50 plekken. Extra plekken €2 per stuk per maand. Uitgebreide rapportage, prioriteit bij support, eigen huisstijl.
Enterprise: Op maat. Bespreek je gewenste inrichting en ondersteuning met ons. Mail hello@pocku.app.
Veelgestelde vragen
Wat is een ghost booking op kantoor?
Een ghost booking is een bureareservering waar niemand komt opdagen. De plek blijft geclaimd maar staat leeg. Ook wel no-show genoemd.
Na hoeveel minuten vervalt een reservering zonder check-in?
Standaard ongeveer 15 minuten, instelbaar per organisatie. Geen check-in → reservering vervalt automatisch.
Is een Outlook-reservering genoeg als aanwezigheid?
Nee. Een Outlook-afspraak is een intentie, geen aanwezigheid. Pocku vraagt om check-in: scan de sticker op het bureau. Daarmee registreer je een check-in. Dit bewijst geen fysieke aanwezigheid.
Moet ik een app downloaden om in te checken?
Scan de sticker (reserveren nu of later) en log in in de webapp om de check-in te bevestigen. Zie ook: scan de sticker
Is Pocku een gecertificeerd BHV-systeem?
Nee. Pocku toont geregistreerde check-ins, geen actuele telling voor een ontruiming. Het is geen gecertificeerd BHV-systeem.
Betaalt Pocku reiskosten of thuiswerkvergoeding?
Nee. Pocku is geen salarissysteem. Check-ins bepalen niet automatisch het recht op reiskosten of thuiswerkvergoeding. Pocku betaalt niemand uit.
Heb ik een Puck LED nodig tegen ghost bookings?
Nee. De Pocku Puck is optioneel. Auto-release werkt met alleen een sticker. De Puck toont status (vrij/gereserveerd/bezet) voor de hele vloer, wat helpt, maar hij is niet verplicht.